Esta Política de privacidad explica cómo se tratan los datos personales relacionados con el sitio web Applicass y las aplicaciones que forman parte de su ecosistema, incluido Survey Studio.

1. Responsable del tratamiento

Cuando Applicass determina directamente las finalidades y medios del tratamiento, el responsable es Antonio Ramiro Sánchez Núñez, persona natural que opera bajo el nombre comercial Applicass, en Ecuador.

Correo para consultas y ejercicio de derechos relacionados con datos personales: ramirosanchezn@gmail.com.

2. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica al sitio applicass.com y a las aplicaciones operadas bajo el ecosistema Applicass, incluido Survey Studio en survey.applicass.com, en aquellos tratamientos en los que Applicass actúe como responsable o encargado.

3. Datos que pueden ser tratados

Según las funcionalidades utilizadas, pueden tratarse las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico y demás datos proporcionados para crear o administrar una cuenta.
• Datos de cuenta y acceso: pertenencia a organizaciones y espacios de trabajo, roles, permisos, estado de cuenta y datos necesarios para la autenticación.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, información del navegador o dispositivo mediante user-agent, identificadores y registros asociados a sesiones, seguridad y auditoría.
• Datos funcionales: información introducida al utilizar encuestas, cursos, eventos, asistencias, participantes y otras funcionalidades disponibles.
• Datos de comunicaciones: correo del destinatario y contenido necesario para mensajes transaccionales, como verificación, recuperación de acceso o invitaciones.
• Contenido enviado a funciones de inteligencia artificial: cuando el usuario utiliza voluntariamente la generación de encuestas con IA, se procesa la descripción introducida para generar el instrumento solicitado.

4. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Autenticar usuarios y mantener sesiones seguras.
• Gestionar organizaciones, espacios de trabajo, miembros, roles y permisos.
• Proporcionar las funcionalidades de Survey Studio y otras soluciones Applicass.
• Gestionar planes, capacidades y límites de uso.
• Enviar comunicaciones transaccionales necesarias para operar el servicio.
• Prevenir abuso, accesos no autorizados e incidentes de seguridad.
• Mantener registros técnicos y de auditoría cuando sean necesarios.
• Atender solicitudes de soporte y consultas.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

5. Bases que legitiman el tratamiento

Dependiendo del tratamiento concreto, Applicass podrá tratar datos personales cuando ello sea necesario para prestar el servicio solicitado o ejecutar una relación contractual, cumplir obligaciones legales, atender solicitudes del titular, proteger la seguridad e integridad de los servicios conforme a una base jurídica válida o, cuando corresponda, sobre la base del consentimiento del titular.

Cuando un tratamiento requiera consentimiento, este podrá ser retirado conforme a la normativa aplicable, sin afectar la licitud del tratamiento realizado previamente.

6. Applicass como encargado del tratamiento

Cuando una universidad, empresa, institución u otra organización utiliza Survey Studio para tratar datos personales bajo sus propias finalidades e instrucciones, dicha organización puede actuar como responsable del tratamiento y Applicass como encargado del tratamiento.

En estos casos, la organización es responsable de contar con la base jurídica correspondiente para recopilar y utilizar los datos que incorpore a la plataforma, y Applicass tratará dichos datos en el marco del servicio y de las instrucciones aplicables.

7. Cookies y sesiones

Survey Studio utiliza una cookie técnica necesaria para mantener la autenticación del usuario. Esta cookie está configurada para impedir su acceso mediante JavaScript del navegador, utilizar conexión segura en producción y limitar su envío conforme a las reglas de seguridad de sesión.

Las sesiones tienen actualmente una duración máxima predeterminada de siete días, sin perjuicio de que puedan finalizar antes por cierre de sesión, revocación, cambios de acceso u otras medidas de seguridad.

8. Inteligencia artificial

Survey Studio dispone de una función opcional para generar encuestas mediante inteligencia artificial. Cuando el usuario utiliza esta función, la descripción escrita específicamente para generar la encuesta es enviada desde los servidores de Applicass al servicio de OpenAI para obtener la respuesta solicitada.

El usuario debe evitar incluir datos personales, confidenciales o sensibles que no sean necesarios en las instrucciones proporcionadas a la función de inteligencia artificial.

El tratamiento por proveedores tecnológicos externos puede realizarse mediante infraestructura ubicada fuera de Ecuador, sujeto a las condiciones y garantías aplicables al servicio utilizado.

9. Proveedores y destinatarios

Applicass puede utilizar proveedores tecnológicos cuando sean necesarios para prestar determinadas funciones. Actualmente pueden intervenir, entre otros:

• proveedores de infraestructura tecnológica y comunicaciones;
• proveedores de correo electrónico transaccional mediante SMTP;
• OpenAI, exclusivamente cuando se utiliza la funcionalidad de generación mediante inteligencia artificial;
• otros proveedores estrictamente necesarios para operar, proteger o mantener los servicios.

Applicass no vende datos personales a anunciantes.

10. Conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para proporcionar el servicio, mantener la cuenta o relación correspondiente, atender obligaciones legales, resolver incidencias y preservar la seguridad e integridad de la plataforma.

Los registros sujetos a vencimiento, como sesiones, tokens de verificación, recuperación o invitaciones, tienen períodos de validez definidos técnicamente. Los datos que deban conservarse por motivos legales, contractuales, de seguridad o defensa de derechos podrán mantenerse durante el período que resulte aplicable.

11. Seguridad

Applicass aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, alteración, pérdida o divulgación indebida. Entre ellas se incluyen controles de acceso, sesiones protegidas, comunicaciones cifradas en producción, separación lógica por organizaciones y espacios de trabajo, restricciones de permisos y mecanismos de auditoría.

12. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación ecuatoriana aplicable, incluidos, cuando correspondan, los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, suspensión o limitación del tratamiento y portabilidad.

Cuando un tratamiento dependa del consentimiento, el titular podrá solicitar su revocación en los casos previstos por la ley.

Para ejercer estos derechos puede enviarse una solicitud a ramirosanchezn@gmail.com. Podrá solicitarse información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger los datos frente a solicitudes realizadas por terceros.

13. Decisiones automatizadas

Applicass no utiliza actualmente decisiones basadas exclusivamente en procesamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o efectos equivalentes significativos sobre los usuarios. La función de inteligencia artificial de Survey Studio sirve como herramienta de apoyo para generar contenido y no adopta por sí misma decisiones de esa naturaleza.

14. Reclamos

El titular puede dirigirse inicialmente a Applicass mediante el correo indicado en esta política. Sin perjuicio de ello, podrá ejercer los mecanismos de reclamación que correspondan ante la autoridad ecuatoriana competente en materia de protección de datos personales.

15. Actualizaciones de esta política

Esta política podrá actualizarse cuando cambien las funcionalidades, proveedores, tratamientos realizados o requisitos normativos. La fecha de la última actualización se indicará al inicio del documento.